16

撰寫辯駁信的技巧

投稿期刊有四種可能結果:接受、拒絕、修改後接受、重大修改後接受。當作者收到文章被拒絕的通知,通常是當機立斷,趕快找別的期刊投稿,不要再浪費時間了。如果收到要求修改接受的信件,最好的做法通常是乖乖照著審查意見修改,以免夜長夢多;一般來講,期刊回饋給作者的編審意見多是正面的修改通常是比較輕微的,例如用詞、格式等等小問題,並不至於影響到文章本身的論述。

有時經過同儕審查之後,會給你很多意見,需要你作重大修改,更嚴重的情形是要重新審查,這時候你該怎麼做呢?作者可能就需要將修改後的內容和辯駁信一起提交給期刊。如果都是負面的回饋意見,那就可能要提申訴了。

撰寫辯駁信,信中的目標應該要非常明確,寫信的時候不該有怨念,而是要抱持著友善交流的正面態度,對於問題的回應必須要清楚、簡潔,而且要精闢深入。作者可以掌握五個要點來面對:

  • 禮貌與尊重:這不用多講,要把評審收編成為自己人,讓自己和評審站在同一邊。
  • 逐項回覆:逐項答覆評審的意見,需複製每項意見,並在每項評論後寫下明確的回覆。如果評論是長段的論述,那就先分成幾項要點,逐項回覆。除了逐條之外,能夠先將評論做好分類是很有幫助的,包括把不同評審的意見分類好,並將主要意見(論述內容等)和次要意見(格式語法等)分開處理。
  • 變更需標示:特別強調、標記出手稿中的更改部分,讓評審能夠迅速明確地審查這些地方。
  • 正向的結尾:結尾應該正面、友善,讓評審感受到你的用心,知道你已經盡力根據他們的意見修改原稿。
  • 作者亦評審:把自己當成評審,從評審的角度來抓自己文章的毛病。

文稿內容才是最重要的,這樣才不使辯駁信淪為空話。那麼要如何改善內容呢?方法有很多,建議可以追加其他的步驟來改進論述的過程。這通常要增加工作上的負擔,所以建議作者完成論文之前,多設想各種狀況,妥善保留資料,以備不時之需。所有應要求所做的修訂,都必須要有充分的證明及佐證資料。辯駁信中要明確指出修改內容的頁面位置,在第幾頁第幾行,也直接列出手稿中的新資料、圖表和補充材料;但是不要重複舊的內容,以免雜亂、失焦。

然而辯駁信也有些禁忌,寫上去必定被扣分,在此列出四不:

  • 不可反過來指責評審偏見或不專業
  • 不可扯到個人因素或資金問題
  • 不可忽視評審的要求而不詳盡回覆
  • 不可歪曲評審的觀點以便自圓其說

修改後的手稿以及辯駁信應該要同時提交給期刊,以使編輯評審容易處理,展開新的評審過程。在大多數領域中,幾乎所有論文在被接受發表之前,都會經過修改這一關。作者不可排斥,應該正面來看待。若有任何心得,歡迎與我們分享。

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
X

請訂閱以繼續閱讀

關於科研寫作和學術出版的文章與學術資源,包括:

  • 820 +文章
  • 50+ 免費線上講座
  • 10+ 專家Podcast
  • 10+ 電子書
  • 10+ 檢查清單
  • 50+ 資訊圖