研究人員如何有效作時間管理

研究人員在學術生涯的每個階段,都會面臨許多瑣事,有效的時間管理是不可或缺的。在展開工作之前,可以先把所有事務列出來,例如進行實驗、撰寫報告發表論文、教學培訓、申請補助和處理行政庶務等等。執行這些任務的過程中,不免會遭受許多干擾,包括來自電子郵件、訪客、同事和學生的打擾。時間好像永遠不夠用,得學會聰明地運用時間。

有效的時間管理可提高效率

要成為成功的研究人員,先決條件是能全神貫注投入工作,有效的時間管理,才能將精神集中在研究上。先有效率地安排相關任務,再排除各種造成時程拖延的可能因素,例如等待或中斷,如此一來,工作效率必然提高。

有效的時間管理可以帶來以下好處:

  • 提升工作品質
  • 減輕壓力、提高對工作的滿意度
  • 提高生產力

有效運用時間的訣竅

  • 良好計畫:根據您的生理時鐘,量身訂作工作排程。如果您是早睡早起的人,就將最需集中注意力的任務安排在早上。而如果您是夜貓子,那麼夜闌人靜時,可能就是戰鬥力最強的時候。根據擬好的計劃,列出待辦事項清單,安排在適合的時段。
  • 管理外部干擾:不是每個人都能像周伯通那樣能夠一心二用雙手,受到干擾後通常要會花半小時來重新整理思緒、回到最佳狀態。因此一天中最好安排固定時段來處理庶務,例如回覆電子郵件、電話、社群媒體訊息等,不要整天讓這些雜事干擾。
  • 有效運用空檔:手邊隨時帶著閱讀材料,可以在空檔時間完成閱讀期刊、信件或處理較簡單的電子郵件等等事項。
  • 運用數位工具:使用專案管理軟體組織管控工作, 在排程時,也有助釐清優先順序和條理邏輯。
  • 避免推遲:積極處理棘手的任務,如果存迴避心態,只會延遲整體的工作進度。
  • 力行自律:缺乏自律是嚴重的阻礙,訂好計畫就要力行。
  • 緩衝時段:規劃時可多留50%時間為緩衝。如果用不上,還可以用來完成簡單快速的任務,總之不致拖到下一項工作。

銘記在心的二三事

  • 勿空等:實驗空檔,例如等待備料、等待結果時,可以同時處理多項任務。這是唯一可以進行多項任務的時候,一般一次做一件事,效果最好。
  • 休息是為了走更長遠的路:研究顯示,超時工作會導致壓力和疲憊鉅增,不僅降低效率,而且容易出錯,更嚴重將影響身心健康甚至造成意外事故。國內職場加班為常態,工作效率和品質卻可能事倍功半。
  • 正面能量:在團隊會議避免動怒,生氣只會誤事,更勿在生氣的時候下決定。應保持正面的能量,營造積極的工作環境,才能提高生產力。
  • 吃飯皇帝大:缺乏必需的營養會影響記憶和認知能力。

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