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英文期刊投稿狀態詳解

期刊論文投稿過程包括選刊、投稿前詢問、投稿三大步。投稿又分為提交、修改和完成三小步。選刊是指根據期刊的影響因數、版面費、審稿時間、論文內容與期刊範圍的吻合度等標準選擇合適的期刊。投稿前問詢是指作者向期刊主編發送電子郵件詢問從投稿指南中無法獲悉的資訊,主要包括版面費、審稿時間和內容吻合度。當這些問題都搞清楚後,即可投稿。本文介紹投稿的詳細步驟和注意事項。

多數SCI英文期刊投稿均使用Aries SystemsEditorial Manager(簡稱EM或編輯管理者)網站。當論文獲得批准發表後,出版事宜由Aries Systems旗下的另一項服務ProduXion Manager(簡稱PM或製作管理者)進行操作。EM與PM這兩個線上互動工作體系構成學術論文從投稿到發表的全部工作流程。論文作者能夠使用自己註冊的帳戶登錄這兩個網站全程追蹤進展。

編輯管理者網站的工作流程主要包括作者投稿、期刊編輯助理初審、期刊編輯評審、同行評議、錄用決定和論文修改。製作管理者網站的工作流程主要包括將錄用論文移交出版部門、編輯、排版、校對糾錯、發表出版。

編輯管理者網站,有大量加盟期刊,包括幾乎全部SCI期刊。作者能夠在“Journals List”(期刊清單)功能表中根據期刊名稱查到出版社名稱和投稿網站。這個網站是關於學術期刊和書籍的手稿提交及同行評議線上工作系統。作者需要針對每家期刊註冊自己的投稿帳戶,上傳電子檔提交手稿,並填寫一些簡單的投稿資訊,然後接收期刊的錄用、修改或拒稿通知。作者還需要根據期刊的同行評議要求修改手稿,完成與期刊編輯之間的交流互動。

期刊編輯透過編輯管理者網站審閱投稿、提交稿件給同行評議專家,並向作者發出接受、修改、拒絕稿件的決定。編輯還可以將拒稿的論文連同審稿意見一起推薦給其他期刊,節省作者再次投稿時的工作量。審稿專家通過編輯管理者網站接受或拒絕審稿邀請,並提交論文評審意見。

論文作者登錄進編輯管理者網站的投稿帳戶後,會在“Main Menu”(主功能表)頁面看到關於投稿狀態的三個系列功能表,分別是“New Submissions”(新投稿)、“Revisions”(修改)、“Completed”(完成)。

1. “New Submissions”的新投稿狀態

在新投稿狀態下,包括以下五個子功能表,每個子功能表末尾均在括弧中跟隨一個“0”或非零數位,表示處於該狀態的論文篇數。

  • “Submit New Manuscript”:用於提交論文;
  • “Submissions Sent Back to Author”:用於接收編輯請予補充內容的通知;
  • “Incomplete Submissions”:用於保存尚未完成提交的稿件和已經填寫的投稿資訊;
  • “Submissions Waiting for Author’s Approval”:用於保存等待作者批准提交的投稿內容;
  • “Submissions Being Processed”:用於指示投稿成功、正在被編輯審閱或正在被同行評議專家審閱。但是,作者在編輯管理者這個投稿系統中無法看出論文究竟正在被編輯審閱還是已經送交給審稿專家審閱。

在投稿過程的最後一步,當投稿人點擊“Build PDF for Approval”按鍵後,投稿系統會根據作者所填報的投稿資訊和上傳的文件匯總產生一個pdf檔,稱為“投稿pdf檔”,展示投稿的全部內容,包括以下8項材料:

  • 核心資訊頁:包括期刊名稱、論文標題、投稿論文類型、關鍵字、通訊作者的姓名、單位和國家、第一作者姓名、作者排序、摘要;
  • 投稿信(Cover Letter):通常還可以包括亮點(highlights);
  • 封面頁(Title Page):包括論文的標題、作者的姓名、排序、單位、位址和國家、並列第一作者的聲明、第一作者的姓名和職務、通訊作者的姓名、職務、標記(一般用*號在姓名的右上角標記)和電子郵箱、短標題(Short title,一般限於50個英文字元,含空格)、經費聲明(Funding statement)、利益衝突聲明(Conflict of interest)、倫理聲明(Ethics declaration)、作者貢獻聲明(Author contributions)。封面頁的目的是便於期刊執行雙盲審稿方式,即作者不知道審稿人是誰,審稿人也不知道作者是誰。大多數期刊採用雙盲審稿方式。少數期刊採用單盲審稿方式,即作者不知道審稿人是誰,但審稿人知道作者是誰。雖然並非每個期刊都要求提交封面頁和要求將作者資訊從論文稿件中完全刪除,如果不能確定期刊的審稿方式,為了方便起見,建議最好使用封面頁,並將作者資訊從論文中刪除,以免讓期刊編輯花費時間去論文稿件中尋找和刪除作者資訊。作者資訊包括姓名、單位、位址、國家、經費名稱和專案號碼,通常出現在稿件開頭的作者欄、方法部分的倫理批准書和知情同意書、論文末尾的經費聲明、利益衝突聲明、作者貢獻聲明。
  • 利益衝突聲明(Declaration of interests):有些期刊要求使用規定的聲明表格。作者需要按照期刊的投稿規定填寫和上傳聲明文件。
  • 審稿專家建議名單(Reviewer Suggestions):有些期刊要求作者提供3到5位建議的評審專家,包括姓名、電子郵箱(最好是帶有單位功能變數名稱的電子郵箱)、推薦的理由(例如被推薦的審稿專家是某篇相關論文的通訊作者,需要開列論文的標題和期刊卷號等資訊)。
  • 論文稿件(Manuscript):為了便於期刊執行雙盲審稿方式,建議最好將作者資訊從稿件中刪除,轉移到封面頁(Title Page)中。

特別需要注意的是,投稿pdf檔中各份材料的順序與作者在投稿網站上傳文件的順序一致。如果發現投稿pdf檔中的材料順序不理想,作者可以回到第一步(上傳文件)拉拽調整上傳文件的先後順序,然後重新生成投稿pdf檔。上傳文件的名字必須少於64個英文字元(含空格)。各期刊對英文摘要的字數有不同的規定,通常是最多250或300個英文單詞。

當作者審閱投稿pdf檔無誤後,需要在“Submissions Waiting for Author’s Approval”的投稿狀態子功能表中點擊批准鍵提交,即可完成投稿流程。這時,在“Submissions Being Processed”子功能表中會顯示“(1)”,表示有1篇論文已經投稿成功。同時,通訊作者的郵箱會收到一封通知投稿成功的郵件,包括論文的投稿編號。然後,即可注意觀察投稿帳戶主功能表上的投稿狀態變化。

2. “Revisions”的修改狀態

在修改狀態功能表下,包括“Submissions Needing Revision”、“Revisions Sent Back to Author”、“Incomplete Submissions Being Revised”、“Revisions Waiting for Author’s Approval”、“Revisions Being Processed”、“Declined Revisions”六個子功能表。期刊編輯擁有決定稿件是否錄用的最終權力,不受評審專家意見的制約。 

3. “Completed”的完成狀態

在“Completed”投稿狀態功能表下,只有“Submissions with a Decision”一個子菜單。如果論文被拒絕,並被期刊編輯建議改投另一個期刊,作者會發現有一個新增的子功能表,標記為“Transfer”。作者可以決定是否接受轉刊推薦,或拒絕轉刊而自己改投其他期刊。

 

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