如何舉辦成功的學術研討會和工作坊?

學術研討會議 (Conference) 或者工作坊 (Workshop) ,指的是有共同興趣或背景學者的聚會。透過會議,研究人員可建立連結,交流討論共同關注議題的問題和想法。舉辦會議可以達到許多不同的目的,主辦單位可以藉此分享研究、解決特定研究議題、教育大眾、影響政策制訂,和提供國際或跨領域交流機會。

Conferences_Enago Academy

成功舉辦研討會/工作坊的必備清單

  • 必要的事前準備:集思廣益,尋找適當的資源,通常需要大約一年的時間籌備。
  • 組織團隊:制訂時間表,並定期開會溝通。
  • 編列預算:常見的大筆開銷通常為場地租金、設備租賃費、住宿、交通、及餐點。建議可以提早籌措經費或申請補助。
  • 邀請主講嘉賓:事前聯絡主講人,溝通活動宗旨使雙方達到共識,並提供車馬費及主講費用,若邀請知名人士花費可能相當可觀,亦須編列入預算。
  • 幕後工作運籌:牢記與會者的需求,協調場地、交通、會議室、設備、合作廠商合約、活動註冊報名、活動照片、相關文件、研討會議危安準備、人力配置和志工招募。
  • 制訂會議程序:建立大會手冊,包含詳細描述會議主題、介紹主講人、各場活動的主題及時間地點,並打上會議或主辦/協辦單位的標幟。若能事先做出會議論文集,不但能提供與會者更詳細資訊,亦有助宣傳目的。
  • 宣傳:透過社群媒體、記者會、新聞、相關網站、傳單、贊助商、聯絡記者採訪等宣傳。
  • 規劃突發狀況處理流程:管理會議的時間安排、場地音效及燈光控制,和其他突發狀況的對應措施。
  • 會議後的感謝及回饋:活動結束後,除了必要的感謝信函之外,可以在現場或會後透過電子郵件發送回饋問卷,再檢討整理出幫助下次活動進步的清單。

 一場好的研討會議或工作坊,可以解決某個問題或對特定領域產生重大影響。上述舉辦會議的關鍵步驟,希望能有助您更有系統地組織一場成功且有影響力的學術研討會。

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