學術會議

參與學術會議,怎麼申請才容易被批准?

預!算!縮!減!研究人員參加各類學術會議已經不再是一種權利和資格了,培訓和差旅的經費年年緊縮,要申請參加學術會議是越來越難了,更何況是國際會議,以下提供給有需求的研究人員一點申請的經驗之談:

1.     了解申請的深層含義

首先,不少研究人員常犯的錯誤,認為參與會議是關於自己的研究,所以一個詳細且出色的研究報告,加上額外解釋你的研究與會議主題如何的符合,理應萬事大吉。若你也這麼想那你就大錯特錯了!

切記,你參與任何大型會議其實都是你的研究機構的代表出席者,是在與同一機構內的研究人員競爭一筆被列入〝培訓〞經費的預算,所以你必須要明確指出為何出席此會議與你未來研究方向相符將如何使你受益良多,更重要的是,對整個機構有何助益

2.     有策略的進行申請

你所給出的申請會議的正當理由必須要邏輯清晰、用詞明確,申請的基本架構大致如下:

  • 研究的摘要 – 你的直屬上司/指導教授/老闆可能很清楚你的研究情況,但是掌管財務生殺大權的人可能就一頭霧水了,所以這篇摘要有非常重要的第一印象作用。
  • 會議的簡要分析– 透過此步驟來說明你為何選擇此會議而不是其他會議,此處盡可能的有依據、有辯證分析的態度,不一定要全說好話,分析結果是參與價值極高可以忽略不計那小小弊端即可。
  • 詳細的與會列表– 明確的列出你即將打算要參與的發言/演講/研討會的時間安排計畫,包括分會場主會長等各種會議計畫,只要能幫助你強調你的工作意圖的,都能夠助你的申請一臂之力!
  •  計畫拓展人脈的會議– 如果你知道其他研究機構的研究人員將會出席某些場合,那麼你可以指出你也打算參與,並且明確表明這樣的交流機會對於你(或你的研究)是如何的珍貴和重要
  • 回來後完整的匯報– 申請當中可以強調你會收集相關的會議材料、甚至是做出匯報,提供給無法參與的研究同仁,使研究機構能從你的參與中受益最大化 。

3.     願意妥協

申請提交後,很可能你收到的第一個回復是〝今年預算不足〞這類的回答。遇到這種情況,你要準備好協商第二個方案,例如自己承擔部分開銷或是縮減行程。

至於你願意自己承擔多少開銷以及行程能否縮減,這些都是根據你個人的情況,取決於你有多想、多需要去這個會議?你能承受的範圍到哪?關於行程、機票、食宿等不同開銷都可以協商,甚至是與同事合住旅館房間以縮減開銷,或是在不遠的城市的會議用火車、自己開車替代飛行。

又或者是另一種情況,你的工作安排或是機構的工作量與參加會議衝突,那麼這就需要你提供一些相關的計畫,以證明你可以同時兼顧項目截止日期或是重要的會議。

說的更簡單一點,你越是有辦法在申請的時一次性的證明你參與會議對於自身和機構都是有益處的,你就越有可能申請的到經費。為什麼呢?因為對於經費掌管者而言,你花越多時間把工作計畫想的越透徹,就越看起來不像是要拿公費旅遊的感覺!

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