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在科研經費申請中如何撰寫資料管理計畫

談到資料管理,很多科研人員或許會吃驚地問:“資料管理不就是把資料存在我自己的電腦硬碟或單位電腦上有序排列的資料夾裡嗎?有什麼可談的?”實際上,資料管理計畫(Data Management Plan,簡稱DMP)是十多年前才被正式提出的概念。它受知識開放共用風潮的影響,在資料共用的呼聲下,被很多公共基金組織所宣導,要求科研人員在經費申請中予以策劃。而且,它正在從標準化方面影響到各個企業、科研單位和政府部門的資料管理模式。本文簡介資料管理計畫及其在科研經費申請中的作用。

隨著人們逐步認識到科研資料共用和長期規範保存的重要性,制訂並執行資料管理計畫已經成為科研工作中的一個重要組成部分。科研成果的開放獲取(Open Access,簡稱OA)運動已經經歷了大約二十年的發展,目前仍舊勢頭迅猛。開放獲取運動中的一個關鍵元素是公共資助研究資料的全球共用需求。歐美各國的基金組織逐步意識到規範化管理專案資料的重要性,因此誕生了資料管理計畫(DMP)的概念。

DMP是一份正式文件,不同的科研基金組織制訂了不同的範本。它描述科研人員在專案執行過程中對全部資料的完整管理過程,包括資料概況、資料組織、中繼資料(metadata)、資料保存、資料共用和使用方式、隱私政策、保密性、智慧財產權、倫理道德等相關事項。專案負責人在科研基金申請時需要提交關於DMP的簡要設想陳述,確保專案參與人員能對資料管理達成共識並全程遵守規定。DMP在公共基金支援的科研專案中之所以重要,是因為它能夠為科研成果提供規範化的資料證明,並以標準化工作流程確保資料的長期安全保存和重複共用利用。

目前,英美兩國的主要基金會和政府科研資助機構均發佈了各自的DMP政策,包括美國的國立衛生研究院(NIH)、能源部(DOE)、國防部(DOD)、太空總署(NASA)等。這些機構在科研專案資金申請指南中均明確規定申請者必須提交DMP簡述,要求申請者說明將如何遵守資助機構關於科研成果傳播和共用的政策。

DMP描述資料的內容、數量和類型,以便評審人員能夠瞭解資料特徵和失竊風險。資料類型是指文本、圖形、音訊、視頻等檔案類型。中繼資料是從資料中提煉出來的用於檢索的資料。DMP應包括短期資料的備份和恢復方案,以及資料保護措施,例如敏感性資料的加密和解密方法、密碼機制、防毒軟體、防火牆設置、用戶使用權限等。DMP還應包括資料的長期保存方式和軟硬體基礎設施,例如安全性較高的本地資料倉儲系統或開放性較高的協力廠商學科資料倉儲系統。出於對科研成果的保護或商業利益的考慮,有些科研人員可能不願意在資助專案完成後馬上公佈全部資料。但是,資助機構通常希望申請者在DMP中承諾儘快公開資料的時間,以及在資料保護期內和限制使用情況下的規則。在涉及資料使用的倫理方面,DMP應當對所有涉及人員的資料在道德規範和人身權益方面予以保護,包括對調查對象的隱私保護、對原始資料進行匿名化處理、簽署知情同意和使用授權合約等。另外,DMP還應對資料的所有權給予明確定義,避免後續產生法律糾紛。在很多情況下,資料的製造者和科研人員所屬機構共同擁有資料的版權和智慧財產權。但是,在有多個單位合作或分包的情況下,資料的所有權協定會變得更加複雜。最後,DMP還應對資料管理成本進行估算,包括在資料管理的整個生命週期內在各步驟上耗費的時間成本和金錢成本,例如專案人員的資料管理技能培訓、軟體工具、硬體設備、存儲和備份服務等。

撰寫DMP的兩個主要工具目前是英國的DMPonline和美國的DMPTool。這兩個工具均為線上軟體,使用者在註冊後可以使用。英國數位監護中心(DCC)與一些基金會和高校合作,於2010年推出DMPonline,內置英國各大基金會和部分高校的DMP範本。使用者能夠據此填寫內容,生成DMP檔,以pdf、docx、csv等格式輸出。美國加州大學聯合幾家科研機構于2011年開發推出DMPTool,引發學術界廣泛關注。DMPTool能夠在協同式線上工作環境下,允許多人對DMP進行編輯。這兩大工具為科研人員撰寫DMP提供了極大便利,強有力地推進了全球資料管理標準化進程。

由於科研人員在申請基金資助時撰寫資料管理計畫是長期的需求,在英美等國,近年來已經有很多大學圖書館開始提供撰寫DMP的諮詢服務。圖書館作為傳統的學術資源管理機構,在全球標準化資料共用管理系統的建設中具有得天獨厚的優勢,可供科研人員充分利用。

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