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如何有效管理研究補助金?

爭取研究贊助單位的經費補助,競爭日益激烈,因此,要能寫出可以得獎的研究計畫,是一門大學問, 應將研究計畫申請書當成推銷文件、而非技術文件來寫。然而,一旦爭取到研究補助金之後,如何有效管理,卻又是另一個重要的課題。

開始花費之前

研究補助金通常都有複雜的報帳和記錄規則,因贊助機構而異。獲得經費後的首要之務,便須詳讀這些規則,以便熟知自己的補助金,可以核銷那些項目,又有什麼支出是無法被涵蓋的。例如有些補助金不能核銷交通費用,有些不准買書、或購置硬體設備等。

如實記錄

研究補助金的管理就是財務管理,一定要如實記錄相關的收支項目,將補助金與其他的經費劃分清楚,切忌混淆,並執行以下三個要點:

  • 根據研究預算表所列出的項目,一一記錄各種開銷。
  • 所有的收據和記錄,除了電子檔之外,也都應保存紙本。
  • 每隔一個月左右,即當檢查一次,了解一切是否都如預期般進行。

保持常軌運作

研究補助金一般會要求做報告,但即使沒有明文規定,寫個報告有益無害。

良好的補助金總結報吿,應包括該補助計畫的財務報表、計劃概觀、各種執行時和原始計畫構想不同的改變,同時也應針對計劃執行過程中的諸般挑戰與成就,做出適切的討論。

成功的補助金管理,應以計劃的最終結果為目標來操作,因此有必要定期檢查執行進度以及預算的收支狀況,這樣才能保持常軌運作。

詳細的記錄與追蹤,是確保辛苦申請到的補助金,每分錢都能充份利用於您的研究,避免要結案時才焦頭爛額地找收據找紀錄。

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