投稿準備, 論文發表

如何將學術論文投稿至科學期刊呢?

讓我們隨著知名科學期刊「Nature」的執行主編─瑪克辛克拉克,來一趟學術論文投稿之旅吧!

將一篇學術論文投稿至科學期刊前,有兩個因素應牢記在心:首先是要確保您所要傳遞的訊息清晰而有邏輯性;其次是您所準備的稿件,完全符合投稿期刊的正確格式。

其中第一項是最重要的,無論如何細心撰寫,漂亮呈現文稿,如果缺乏清晰有力的結論,該論文也不會被接受發表。如果某篇文章的結論具有科學價值,只是語文表達出現困難(例如:作者的母語非英語),不少著名期刊的編輯,都很樂意向作者們提供建議,如: 使用英文編修, 論文編修服務

因此,在投稿前,確保您所闡釋的內容重要且值得發表。您可以與指導教授及同儕多討論實驗結果,並不侷限於自己的學校或研究機構,也可和其他不同單位的學者請益,有助於自己更清楚本身研究的價值所在。

要做到這一點,最好的辦法,就是多參加科學研討會,盡可能把握機會提出您的研究結果。另外一個替代的辦法,是加入與您的研究領域相關的e-mail名單,利用同儕網絡,得到與您的研究計劃有關的反饋或意見,同時也能了解同領域中其他人的研究成果。

再來是與您所敬重的專業人士交換意見,或是討論希望發表的論文摘要。可嘗試將您的論文摘要寄給一、兩位該領域主要的專家,請他們提供您一些非正式的意見,看看是否值得您撰寫論文全文,或是還需要多下一些工夫,加強某些部分的說服力。

如果您沒有直接在學術研討會上發言的機會,可改用網路和e-mail聯繫。也可通過電話與他人討論您的研究內容,不過建議先將大綱或草稿寄給對方,讓雙方有具體的話題進行討論。

撰寫初稿

確定準備好開始撰寫論文時,先起草一個初稿,包括圖表,並重覆討論與修改。在此階段可詢問他人意見,哪種期刊最適合發表您的研究工作。

一旦覺得有充實的結論可呈現,則需要準備學術論文的最終稿,並依據您打算投稿期刊的格式來撰寫。

在決定投稿期刊時,應牢記所得到的同儕意見(有些可能本身就是學術期刊的編輯和審查委員,極具經驗判斷最合適的期刊)。

您也應知道哪些期刊發表與您的論文相似的文章,以及您所選擇的期刊是否有特殊的規定,某些規定可能讓投稿變得容易,但有些卻會增加投稿困難度。例如:有些期刊收取版面費(雖然很多沒有),典型的費用為每頁50-100美元,但不同期刊的收費差異很大。期刊會在「投稿須知」中說明作者應支付的版面費。如果您所屬的機構無法支付這些費用,應先在投稿前詢問該期刊是否能夠放棄收費,在這種情況下,有許多期刊是允許的。

要注意的另一個因素是,雖然某些期刊可通過網路或e-mail的方式投稿電子檔,有些期刊卻只接受以「紙本」方式郵寄投稿。這也可能會影響您投稿的決定。

大多數期刊或發行單位(例如:科學學會)都設有網站,內容包括各式各樣相關訊息,有助於您做出決定。另外,您也可能在圖書館中看到希望投稿的期刊。

遵循指導準則

投稿前務必仔細閱讀該期刊的編輯方針、投稿須知及任何其他相關訊息,例如:哪些人在您的專業領域中擔任編輯委員。

投稿須知通常放在期刊網站的免費查詢區,即使該期刊的內容只提供給訂閱用戶,但這些投稿相關的訊息都是公開資訊。如果圖書館未訂閱您所選擇的期刊,而該期刊有線上版本,可試著email給該期刊,說明您打算投稿的意向,並要求期刊是否能為您安排一段時間,免費線上閱讀其內容。

如此一來,可讓您觀看所發表論文的水準及格式。各種相關的訊息,都會對您準備論文的最終版本有所助益。

投稿您的論文

一旦您詳讀過該期刊的投稿須知,並著手準備學術論文,必須根據該期刊的指示投稿。

不同期刊對於投稿均有不同的規定,例如:所需的論文副本數量、如何安排圖表、論文是否需包含其他補充訊息、是否所有的作者皆須簽署投稿信(即所謂的「封面信」或「cover letter」)等等。

一般而言,投稿論文時,cover letter應包括下列內容:

  • 您的姓名、地址、電話、傳真和e-mail 信箱;
  • 如果您需要離開一陣子,替代的詳細聯絡方式;
  • 一份簡短的聲明,以一兩句話說明該論文的重要性、為什麼此論文應該被發表(換句話說,陳述論文的主要結論);
  • 之前同領域學者對此論文的相關評論,尤其是在該領域中具有崇高地位者,或是擔任該期刊的編輯委員;
  • 建議一個特定的審查委員人選來審查您的論文(不過您必須確信此人具有獨立性,換句話說,他不曾與您合作,也沒有任何其他理由會偏袒您);
  • 詳細描述您不喜歡的人選,因為您認為他們不會客觀地審查您的論文;
  • 任何其他認為有關的細節。

重要的是,cover letter要盡可能保持簡短,因為閱讀此信的編輯可能收到多篇論文,如果您可以簡潔有力描述您所投稿的文章,會更容易吸引編輯的注意。

對期刊的回應做出反應

您的論文投稿已送出後,該期刊應通知確認收到。如果過了數星期仍沒有收到任何消息,可向編輯寄送一封簡短的email,要求確認是否收到您的論文、參考號碼為何,以及處理它的編輯姓名。

之後任何狀況需要查詢時,都可使用此參考號碼。期刊通常會提供工作人員的e-mail(稱為「報頭」(masthead)),刊登在每本期刊上的正面或背面頁。

該期刊在評估您的論文時(通常有賴審查委員的幫忙,他們是由該期刊編輯所選出的獨立科學家),編輯會寫信告知您關於發表的決定,並隨信附上審查委員的報告。

有時編輯的信件內容很明確,讓您清楚知道應該如何修改,並重新投稿您的論文。如果信件不明確,可寫信詢問編輯(通過e-mail),說明您不明白的的地方,並要求解釋,例如:審查委員的意見不容易理解,或者您不明白編輯要求您修改的指示代表什麼。

如果您的論文被拒絕怎麼辦

如果某期刊拒絕發表您的論文,最好與同儕討論為什麼會被拒絕,可請他們閱讀審查報告及編輯信,然後再決定下一步動作。您可對同一本期刊提出「上訴」,或是稍作整理後將論文投稿到另一本期刊,結果可能會更好。

如果您決定向該期刊的決定提出上訴,可寄信說明您的情況,堅持您在科學上的論點(例如:您的結論可能被誤解,或是某部分有所爭議)。

千萬不要意氣用事,寄送語帶怒氣或毫無意義的書信,因為這對您的情況於事無補。

如果您的論文被接受怎麼辦

如果您的論文被接受發表,在論文發表之前,立即詢問編輯,該期刊的版權和抽印本規定,以及是否有其他的出版條件。

如果您沒有支付費用的經費來源,期刊可能會提供一些免費的抽印本給您,但要注意是,在您的論文發表前先提出要求,等到出版之後,期刊可能就無法提供免費抽印本,因為這樣會提高出版單位的成本。

另外,期刊可放棄其標準的版權限制,不過,您可能要自己提出這種讓步的要求,請清楚說明您的情況。

當您已知論文出版日期時,請告訴您的所屬機構,因為這篇文章可包括在年度報告或其他文件中,以提升研究成果。

最後,記得親自感謝那些曾幫助您準備論文寫作的人,讓他們知道,這篇論文即將被出版,以及在哪一本期刊中出版。

 

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