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何謂文件管理系統(DMS)?

文件管理系統 (Document Management System,簡稱:DMS) 為一套電腦控制程序,將資訊儲存於檔案夾中。研究人員要瀏覽資訊時,文件管理系統會協助從儲存處取出資訊,也可追蹤檔案新增的變化。然而,文件管理系統是以「檔案」為主的系統,與內容管理系統 (Content Management System,簡稱:CMS) 有所不同,一般而言,內容管理系統應用範圍更廣。不過,文件管理系統與內容管理系統的概念仍有重疊的部分,例如:資訊儲存、綜合資料的使用、資訊分類及提供資料取得。

簡單敘述文件管理系統的特性如下:
1. 管理檔案:文件管理系統在取得資訊時,掃描作為儲存區域的檔案夾,局限於單一檔案,讓綜合資料可有效運作。
2. 控制分享:文件管理系統的建立是用來簡化資訊取得,並追蹤外部來源所創造的文件內容在不同階段的變化。在文件管理系統中,並不著重於內容的創造,只是提供取得檔案內容。
3. 可獲取性:文件管理系統對於來源的使用,只是提供通路進入存放檔案的地方。

在實際應用上,於個人單機或團體主機,除了可以控管文件版本的更新,就學術寫作而言,也可結合引用文獻資料庫,儲存、管理並方便取用事先收集的參考文獻(請參考「引用文獻資料庫 」)。除此之外,線上文件管理系統讓使用者不受時空限制,利用網際網路存取資料,更是方便!

另一方面,出版業對於知識庫的擴張,提供了大量的貢獻;在不同主題範疇之下,跨領域與專一領域的研究人員均有所增加……這些條件都讓更多資訊在線上分享,透過平易近人的網路,隨時都可獲取資訊。

除此之外,有了開放獲取的來源,人們需要的不只是得出結果的速度,還有來源的可信度。經由更多人導入、審核及引用可獲取的資訊,眾多的使用者讓資訊分享變得更有意義。加上資料取回系統也能支援日漸成長的線上資訊分享趨勢。真得感謝日新月異的電腦科技,以及無遠弗屆的網際網路!

 

參考資料:

Enago英文編修內部文件

維基百科 Document management system

 

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